近年、契約業務の効率化やコスト削減を目的に、多くの企業で電子契約の導入が進んでいます。
電子契約とは、紙ではなくデジタル形式で契約を締結する仕組みで、印刷や郵送の手間を省き、業務をスピーディーに進めることが可能なシステムです。
本記事では、電子契約の基本的な仕組みやメリット・デメリット、そして導入手順を詳しく解説します。
電子契約システムを導入したい・業務効率化を目指したい方は、ぜひ最後までご覧ください。
電子契約とは
電子契約とは、従来の紙ベースの契約書をデジタル化し、オンライン上で締結する契約方式です。
契約書の作成から締結・保管までをオンラインで行うため、手書きや印刷・郵送といった物理的な作業を大幅に削減できます。
そんな電子契約は、以下のような幅広いシーンで利用可能です。
- 企業間取引：販売契約や業務委託契約
- 個人契約：賃貸契約や就業契約
- 自治体や公共機関：行政サービスや市民との契約
このように電子契約は、企業間取引から個人の契約まで、幅広い場面で活用されています。
紙の契約との違いはさまざまあり、印刷、署名、捺印、郵送といった物理的な作業が必要ない点は大きな相違点です。
オンラインで契約が完結するため、締結までのリードタイムが短縮され、効率性や利便性が大幅に向上します。
また、電子契約は改ざん防止技術により、セキュリティ面でも紙ベースの契約よりも優れているでしょう。
電子契約のメリット
電子契約を利用するメリットは大きく4つあります。
- コスト削減
- 時間短縮
- コンプライアンスの強化
- 環境への配慮
それぞれ詳しく解説します。
コスト削減
電子契約を導入することで、紙を用いた従来の契約に比べてコストを削減できます。
契約書を郵送する場合、封筒や切手代に加えて、内容証明郵便などの特殊な郵送方法を用いることが多いため、費用がかさみます。
電子契約ではこれらの費用が完全に不要となるため、特に不動産や人材派遣業など、多くの契約を処理する企業にとって大きなメリットです。
また、契約書の保管スペースが不要になるため、オフィスの賃貸費を大幅に削減できる可能性もあるでしょう。
時間短縮
電子契約を導入することで、契約プロセスが大幅に短縮できます。
紙の契約では、印刷、署名、捺印、郵送、受領確認など複数の手続きが必要で、相手の対応を待つ必要もあるため、数週間ほど時間がかかることも珍しくありません。
しかし、電子契約ではオンライン上でこれらすべてが完結するため、契約締結にかかる日数が数週間から数時間に短縮されるケースもあります。
特に企業間取引では、契約締結までの時間が業務全体の進行に影響を与えることもあるでしょう。
締結までのリードタイムを短縮できることによって、ビジネスチャンスを逃すリスクを減らせます。
コンプライアンス強化
電子契約では、電子署名やタイムスタンプを使用するため、契約書の改ざん防止や契約者の確認が可能です。
また、電子的な記録が残るため、監査や法的な確認作業も効率的に行えます。
特に金融機関や医療業界など、規制の厳しい分野では、コンプライアンスの強化は大きなメリットになるでしょう。
環境への配慮
電子契約を推進することで、効率化を進めつつ、環境へも配慮できます。
具体的にはペーパーレスが進むことで、森林資源の保護や二酸化炭素排出量の削減に貢献できます。
例えば、1契約につきA4用紙10枚を使用し、年間で500件の契約を処理する企業が電子契約を導入した場合、年間で約5,000枚の紙を削減可能です。
電子契約のデメリット
電子契約にはメリットだけでなく、2つのデメリットがあります。
- 導入コストや初期設定の負担
- システム障害やセキュリティリスク
それぞれ詳しく解説します。
導入コストや初期設定の負担
電子契約の導入には、初期費用やシステム設定の負担が伴います。
例えば、システムのライセンス料や初期導入時の設定作業に加え、既存の契約フローを電子契約に合わせて見直す必要があります。
特に中小企業や個人事業主にとっては、初期費用が負担になるでしょう。
また、従業員の教育コストや、新しいツールに慣れるまで生産性が低下してしまう可能性も無視できません。
システム障害やセキュリティリスク
電子契約はIT技術に依存しているため、システム障害やセキュリティリスクは避けて通れません。
例えば、クラウド型の電子契約サービスを利用している場合、サービス提供者側のシステム障害が発生すると、サービスが一時的に停止するリスクがあります。
また、サイバー攻撃や、不正アクセスによるデータ流出の可能性もゼロではありません。
そのため、サービス選定時には提供企業の信頼性やセキュリティ対策の充実度を慎重に確認しましょう。
電子契約の導入手順
電子契約システムの導入は、下記の手順で行いましょう。
- 要件定義とサービス選定
- 社内ルールや運用フローの見直し
- 関連法令の確認
- 導入後の教育・運用体制構築
電子契約を導入する際には、自社に必要な条件を明確にすることが重要です。
カスタマイズ性の高いオンプレミス型や初期費用が低いクラウド型など、サービス選定に手を抜かないようにしましょう。
また、電子契約を利用する際には、関連法令の確認も必ず行いましょう。
日本国内の電子署名法だけでなく、取引先が海外にある場合には、国毎の法規制や要件を把握する必要があります。
まとめ
電子契約にはさまざまなメリットがあり、導入することで業務効率化・経費削減などが期待できるでしょう。
しかしデメリットもあり、導入時には自社に最適なサービスを選定する必要があるなど、注意点も多いです。
電子契約システムの導入は幅広い業界で進んでいます。
導入がまだの企業は、この機会に検討を進めてみてはいかがでしょうか。
